Améliorer la performance est un souci constant pour toute entreprise, d’autant plus fort dans le contexte économique et social actuel. L’objectif est de maîtriser la création de valeur à toutes les étapes des opérations, y compris et notamment de back-office. Or les gaspillages de temps sont un souci récurrent, identifié aussi bien par les organisations que par les salariés. Alors, comment les repérer et les corriger ?
Il n’est pas toujours évident pour les acteurs immédiatement impliqués au quotidien dans l’entreprise de prendre la distance nécessaire pour identifier et combattre les pertes de temps. Dans certains cas, le consultant, tiers de confiance, peut aider ses clients par des méthodologies de process re-engineering. En pratique, il faut d’abord distinguer ce qu’il est nécessaire et suffisant de faire, processus par processus, tâche par tâche.
Quelques conseils pour repérer les pertes de temps (vite et bien)
On s’aperçoit souvent que les processus sont exécutés de manière inhomogène, d’une filiale à l’autre, d’un site à l’autre, d’un fournisseur ou d’un client à l’autre et qu’ils sont donc peu efficients. Il convient alors de procéder à une mise à plat afin d’aboutir à une formalisation et de partager en interne sur la manière d’opérer. Il s’agit aussi de se focaliser sur les tâches en doublon et sans valeur ajoutée.
Apporter des améliorations passe également par des comparatifs de performance et du benchmark avec d’autres entreprises analogues. Ces méthodes permettent de comprendre pourquoi elles font mieux, en s’appuyant sur des données objectives et mesurables comme le coût complet du traitement d’une facture, d’un bulletin de paie ou d’un recrutement.
Dans un environnement en constante évolution, faire de la veille technologique s’avère indispensable. Des solutions logicielles permettent d’automatiser et donc d’accélérer et mieux garantir l’exécution de tout ou partie d’un processus : encore faut-il les connaître.
Autre levier : essayer de cerner les erreurs de traitement, et plus globalement les dysfonctionnements dans l’exécution. La non-qualité coûte cher car elle génère des tâches correctives que l’on aurait pu éviter en contrôlant mieux les choses en amont.
Corriger les pertes de temps, une ambition simple… sur le papier !
Une fois identifiées, les pertes de temps doivent être corrigées, c’est parfois plus facile à dire qu’à faire. Quelques idées fondées, là aussi, sur l’expérience pratique, pour le faire efficacement :
- Montrer par des exemples concrets, immédiats et tangibles que les pertes de temps ont un coût et que leur réduction voire suppression profite à toute l’organisation. Avancer ensuite par étape pour être plus exhaustif ;
- Objectiver les « propriétaires » de processus concernés et les motiver en conséquence : la transformation des processus passe par la transformation des esprits - laquelle nécessite souvent qu’on aligne les modes de management et de pilotage pour pouvoir sanctionner, positivement ou négativement, les acteurs du changement ;
- Former largement dans l’entreprise sur ces sujets pour augmenter la faculté de transformation de l’existant mais mieux encore susciter des réflexes en amont évitant de bâtir de nouveaux processus inutilement chronophages ;
- Ajouter si possible des automatismes (logiciels, cloud computing) et au besoin quelques contrôles en amont pour limiter la charge de traitement de correction d’anomalies, qui coûtent cher surtout si elles sont récurrentes.
Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous pouvez certainement gagner du temps et donc de l’argent – parfois plus de 50 % du coût complet – avec ces techniques. N’hésitez pas à nous solliciter si ce sujet vous intéresse, ou pour nous faire part de votre avis.